adminMuito conhecido por grande parte dos profissionais que atuam na indústri, o ciclo PDCA (sigla de plan, do, check, act — que em português significa planejar, fazer, verificar, agir) nem sempre sai da teoria para ser aplicado na prática das fábricas.
Isso acaba sendo um desperdício quando o ambiente da empresa permite sua implementação, o que via de regra ocorre no ramo da manufatura, pois esse método tem potencial para melhorar o desempenho de processos, reduzir custos e gerar outros benefícios para o negócio.
Agora, nos aprofundaremos no conceito e na prática para mostrar como o ciclo pode qualificar o gerenciamento da produção e, consequentemente, o funcionamento da linha
Quais são os objetivos do ciclo PDCA
Cada uma das quatro etapas tem metas próprias, sendo que os objetivos de uma fase servem para o correto andamento da próxima. No geral, a aplicação do método busca identificar problemas e oportunidades de melhorias para a gestão do setor de produção estabelecer um processo mais eficiente, menos dispendioso e que entrega a maior qualidade possível.
Ou seja, é uma forma de elevar o padrão do trabalho da produção e definir fluxos de tarefas bem controlados e padronizados, que podem ser mantidos em médio e longo prazo com bons resultados para a manufatura.
Como aplicar o ciclo PDCA
Plan — Planejar
Como na maioria dos processos compartimentados, o ciclo PDCA inicia com:
- Identificação de problemas, necessidades e oportunidades;
- Mapeamento de processos;
- Elaboração de plano de ação;
- Definição de objetivos;
- Listagem de recursos;
- Estabelecimento de indicadores de desempenho e qualidade para cálculo da eficácia do plano.
É o momento de organizar o planejamento para que o gestor e a equipe tenham um caminho desenhado e claro a seguir. Portanto, é uma etapa que requer muita atenção e, em alguns momentos, detalhamento de pontos, já que é decisiva para o sucesso das demais fases do método.
Por exemplo, no momento de elencar um problema que precisa ser resolvido em algum ponto da linha de produção, somente listá-lo pode ser pouco. O ideal é que se registre também seu histórico e as implicações geradas por ele para que o plano de ação leve em conta todos os aspectos desse problema.
Dependendo da complexidade dos processos produtivos, e do volume de produtos que ele entrega, essa primeira etapa pode ter outras ferramentas gerenciais como apoio para que o planejamento não seja insuficiente em relação à demanda. Quando é esse o caso, fluxogramas e matrizes podem ser aplicados para mapear processos, enquanto diagramas podem detalhar problemas e necessidades.
Do — Fazer
De maneira simplista, o segundo momento do ciclo PDCA se resume em executar o plano de ação, que foi o resultado final do primeiro. Mas, na prática, o sucesso do método depende de tarefas pontuais e contínuas, como:
- Dividir o plano em partes simples, de fácil execução, e interligadas;
- Comunicar clara e diretamente aos profissionais envolvidos o plano de ação, incluindo pontos críticos, regras estabelecidas e critérios (de qualidade, segurança, etc.);
- Solicitar feedbacks da equipe;
- Se necessário, treinar ou especializar profissionais para novas tarefas ou fluxos de trabalho modificados;
- Solicitar recursos que estejam faltando para bom desempenho do plano.
Check — Verificar
Na terceira etapa, o responsável checa os resultados utilizando os indicadores, padrões e quaisquer outros critérios definidos na fase de planejamento para verificação da eficiência do plano e da qualidade entregue pelos processos produtivos.
Primeiramente, para se ter dados confiáveis em mãos, é preciso estabelecer os melhores formatos e ferramentas para extração da informação. Logo, é preferível contar com automação, integração de processos e ferramentas e demais possibilidades tecnológicas para que os dados não corram riscos gerados pela ação humana, o que acontece com registros manuais em planilhas ou anotações em papel físico.
Caso as análises demonstrem que os resultados ficaram abaixo das metas definidas em relação aos indicadores, o primeiro passo deve ser verificar a segunda etapa. O intuito é o gestor se certificar de que todos os pontos do plano de ação foram colocados em prática. Caso não, o problema pode estar na infraestrutura do setor, em algum membro da equipe ou no próprio plano, como em um excesso de complexidade ou fluxograma de processos muito complicado.
Em seguida, se o problema não estiver no plano de ação documentado ou em sua execução, o planejamento pode ser revisto. Algo de errado nele, como metas irrealistas, falta de recursos ou algum problema não identificado, pode afetar a execução tanto quanto o plano ou sua prática pela rotina da equipe. O planejamento é a base de um ciclo de sucesso, mas também pode ser — caso não elaborado da melhor forma — a direção das demais etapas para os erros.
Seja como for, no mínimo uma resposta tem de ser extraída da terceira fase do ciclo PDCA. É esse resultado que moldará o trabalho da quarta etapa, na qual o responsável trata de resolver problemas e/ou alcançar melhorias que a terceira elencou.
Act — Agir
Agir nesse ciclo significa padronizar, corrigir, qualificar ou executar qualquer outra ação baseada no que foi revelado na fase anterior. E também validar o que foi feito de certo até aqui.
A última etapa do ciclo também pode servir para um reinício, pois pode ser feito um replanejamento com padronização de processos e redefinição de indicadores e padrões, por exemplo, que serão testados, checados e validados posteriormente.
Para certificação de que o método atingiu os objetivos em geral, algumas perguntas devem ser feitas e respondidas:
- Houve padronização de processos desalinhados?
- O problema identificado foi efetivamente corrigido?
- As oportunidades foram aproveitadas?
- Os defeitos de infraestrutura foram corrigidos?
- O fluxo de trabalho pode ser considerado estabelecido para continuidade sem grandes reformulações?
Se a resposta for não para qualquer uma das perguntas, o responsável precisa analisar o cenário que tem na sua frente para entender se a etapa de agir será suficiente ou se um recomeço de ciclo é necessário.
Além da aplicação para uma avaliação da produção, sua qualificação e resolução de problemas, o ciclo PDCA também pode ser utilizado em outros momentos decisivos na indústria, como em expansão da linha ou adição de produto no portfólio da empresa. Como seu objetivo é definir fluxos de trabalho eficientes com os menores custos e alta qualidade, se encaixa em diferentes momentos da gestão de produção.